Job Description Summary

Job Description

Résumé du poste

Sous la supervision de la Gestionnaire des Communications et Services administratifs, l’agent(e) d’accueil administratif assure l’accueil des visiteurs, la gestion des cartes d’accès des employés, sous-traitants et visiteurs, ainsi que diverses tâches administratives et de sécurité. Ce poste joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du site, en assurant un service courtois, efficace et sécuritaire.

Responsabilités

Accueil et communication

• Accueille les visiteurs et associés avec professionnalisme.
• Fournit des informations générales aux visiteurs et associés afin d’assurer l’application et la conformité des politiques en vigueur.
• Répond aux appels téléphoniques
• Enregistre les visiteurs et tient à jour le registre.
• Fait lire et applique les consignes Qualité/SSE pour la circulation sur le site.
• Accompagne les visiteurs non autorisés à circuler seuls.
• Remet des cartes temporaires aux associés ou visiteurs en cas de besoin.
• Crée des cartes d’accès (prise de photo, enregistrement dans le système à cet effet).

Sécurité et surveillance

• Vérifie les caméras et les accès sécurisés du site régulièrement.
• Effectue une veille du système du bâtiment et des alarmes associées, et escalade aux responsables lorsque requis.
• Collabore avec les services d’urgence (pompiers, police, ambulanciers) et fournit les clés et/ou accès requis.
• Participe à l’unité d’urgence.
• Prodigue les premiers soins (secouriste) lorsque requis.
• Active/désactive les accès en cas de cessation d’emploi ou invalidité.

Volet administratif

• Fait la réception des petits colis.
• Gère et distribue le courrier interne et externe (Postes Canada).
• Maintient à jour et assure le suivi du registre des clés.
• En collaboration avec le Système Qualité, s’assure de maintenir à jour les enregistrements qualité en lien avec les accès au bâtiment (ex. : désactiver carte des sous-traitants lors de mise à jour de la procédure de circulation, etc.)
• Assume toute autre tâche ou responsabilité que lui confie son supérieur immédiat.
• Assure le respect et le maintien des exigences reliées au système Qualité ainsi que les règles de santé et sécurité au travail.
• Réfère au supérieur immédiat tous les problèmes non résolus, lorsque requis.

Qualifications

Éducation et expérience

• Titulaire d’un diplôme d’études professionnelles (DEP) dans une discipline appropriée, ou d’un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou combinaison équivalente de formations et expérience.
• Expérience de 2 années minimum dans un poste administratif (réceptionniste, commis de bureau, secrétaire) et/ou de sécurité.
• Formation en premiers soins un atout.

Connaissances et compétences

Savoir

• Maîtrise du français parlé et écrit. Niveau d’anglais fonctionnel requis afin de pouvoir répondre adéquatement et professionnellement aux appels téléphoniques et accueillir les visiteurs.
• Maîtrise des logiciels de bureautique et outils technologiques : système de sécurité du bâtiment, Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance du système SAP est un atout.

Savoir faire

• Communication efficace : capacité à interagir avec courtoisie et clarté avec les visiteurs, employés, sous-traitants.
• Sens de l’organisation : gestion simultanée de plusieurs tâches avec rigueur et méthode.

Savoir être

• Autonomie et initiative : bon jugement et capacité à prendre des initiatives, lorsque requis et appropriées, à l'aise à travailler dans l'action.
• Discrétion et confidentialité : respect des informations sensibles et des procédures internes.
• Esprit d’équipe : collaboration avec les départements de Maintenance, SSE, Services administratifs, Qualité et autres.

Exigences physiques

Travail effectué majoritairement en position assise, dans un environnement de bureau (offrant ajustement ergonomique au besoin) à aire ouverte où il y a de la circulation (poste d’accueil). Efforts physiques mineurs, soulever occasionnellement des charges (10-25 lbs).

Milieu de travail

Travail sur le site de l’usine de Québec.

Aucun déplacement à l’extérieur à prévoir, sauf exception.

Required Skills

Optional Skills

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Primary Work Location

Additional Locations

Work Shift